Αν έχετε κομμωτήριο, ιατρείο, studio ή κουρείο, ξέρετε καλά αυτή τη στιγμή. Είστε στη μέση ενός ραντεβού, με τα χέρια απασχολημένα, και κάποιος άλλος θέλει να κλείσει ώρα. Μπορεί να βρίσκεται στην ιστοσελίδα σας, να κοιτάζει το bio σας στο Instagram ή να περιμένει στο ταμείο να τελειώσετε. Αν δεν του απαντήσει κανείς γρήγορα, το πιθανότερο είναι να δοκιμάσει αλλού.
Ένας ψηφιακός βοηθός AI, ή αλλιώς AI receptionist, υπόσχεται να λύσει αυτό το πρόβλημα. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι πρέπει πραγματικά να κάνει ένας καλός βοηθός, γιατί το ExpressBook απαντά μέσα από τον browser και όχι στη γραμμή του τηλεφώνου σας, και τι αξίζει να ρωτήσετε πριν τον ενεργοποιήσετε.
Με λίγα λόγια:
- Ένας AI receptionist είναι χρήσιμος μόνο αν κλείνει πραγματικά ελεύθερες ώρες με κάποιον που μπορεί να κάνει την υπηρεσία.
- Οι καλοί προτείνουν δύο ή τρεις ώρες, παίρνουν προκαταβολή όταν χρειάζεται, επιβεβαιώνουν με email και διαχειρίζονται αλλαγές και ακυρώσεις.
- Οι κρατήσεις με τη φωνή μέσα από τον browser γίνονται στη σελίδα κρατήσεών σας, σε ένα widget στην ιστοσελίδα σας ή με QR code, οπότε δεν υπάρχει γραμμή για εκτροπή.
- Μετρούν οι σαφείς κανόνες: κάποιες συζητήσεις πρέπει πάντα να περνούν σε άνθρωπο.
- Πριν δεσμευτείτε, δείτε πώς χρεώνει και αν οι κλήσεις καταγράφονται με απομαγνητοφώνηση.
Γιατί χάνονται ραντεβού όταν είστε απασχολημένοι
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις υπηρεσιών δεν χάνουν ραντεβού επειδή κάνουν κακό marketing. Τα χάνουν στο κενό ανάμεσα στη στιγμή που κάποιος αποφασίζει να κλείσει ραντεβού και στη στιγμή που κάποιος είναι ελεύθερος να τον εξυπηρετήσει. Χτυπά το τηλέφωνο στη μέση μιας βαφής. Έρχεται μήνυμα ενώ είστε με ασθενή. Κάποιος μπαίνει, περιμένει λίγο στο ταμείο και φεύγει.
Οι online φόρμες βοηθούν, αλλά έχουν τα δικά τους προβλήματα. Ο κόσμος εγκαταλείπει τις μεγάλες φόρμες, χάνεται σε έναν τοίχο από ώρες ή έχει μια ερώτηση που η φόρμα δεν μπορεί να απαντήσει («Μπορώ να φέρω και τον γιο μου για κούρεμα την ίδια ώρα;»). Μια συζήτηση χειρίζεται τέτοια αιτήματα πολύ καλύτερα από ένα αναδυόμενο μενού.
Αυτή είναι η δουλειά ενός AI receptionist: να κάνει μια φυσική συζήτηση, να απαντήσει στην ερώτηση και να καταλήξει σε επιβεβαιωμένο ραντεβού, χωρίς να σας αποσπά από τη δουλειά σας.
Τι πρέπει πραγματικά να κάνει ένας AI receptionist
Το να διαβάσει το ωράριο είναι εύκολο. Αυτά είναι που ξεχωρίζουν έναν χρήσιμο βοηθό από ένα απλό κόλπο.
Καταλαβαίνει τα αιτήματα όπως λέγονται
Οι πελάτες δεν μιλούν με όρους ημερολογίου. Ένα «Έχετε κάτι την Πέμπτη μετά τη δουλειά;» πρέπει να αρκεί. Ένας καλός βοηθός καταλαβαίνει την καθημερινή γλώσσα και διαφορετικές προφορές, και από εκεί βρίσκει την υπηρεσία και το χρονικό διάστημα.
Ελέγχει το πραγματικό ημερολόγιο
Ο βοηθός πρέπει να ξέρει ποιος δουλεύει, ποιος κάνει ποια υπηρεσία, πόσο διαρκεί η καθεμία και τι είναι ήδη κλεισμένο. Αν προτείνει ώρα με μέλος της ομάδας που δεν κάνει αυτή τη θεραπεία, έχετε πρόβλημα, όχι ραντεβού.
Προτείνει λίγες ώρες, όχι λίστα με δώδεκα
Οι πολλές επιλογές καθυστερούν τον κόσμο. Δύο ή τρεις κατάλληλες ώρες κρατούν τη συζήτηση σε κίνηση. Αν μια ώρα κλειστεί όσο ο πελάτης σκέφτεται, ο βοηθός απλώς προτείνει την επόμενη.
Παίρνει προκαταβολή όταν η υπηρεσία το χρειάζεται
Σε μεγάλα ή ακριβά ραντεβού, μια προκαταβολή τη στιγμή της κράτησης προστατεύει το απόγευμά σας από ένα ραντεβού που δεν θα τηρηθεί. Για τις προκαταβολές χρειάζεται συνδεδεμένος λογαριασμός Stripe.
Επιβεβαιώνει, υπενθυμίζει και διαχειρίζεται αλλαγές
Ένα ραντεβού είναι μισοτελειωμένο μέχρι να πάρει ο πελάτης την επιβεβαίωση. Ψάξτε για επιβεβαίωση με email αμέσως, υπενθύμιση πριν από το ραντεβού και δυνατότητα αλλαγής ή ακύρωσης μιλώντας ξανά στον βοηθό.
Δίνει τη σκυτάλη σε άνθρωπο όταν πρέπει
Κάποιες συζητήσεις δεν πρέπει ποτέ να τις χειρίζεται μόνο ένα λογισμικό: παράπονα, αιτήματα επιστροφής χρημάτων, ερωτήσεις για υγεία ή αλλεργίες και κρατήσεις μεγάλης αξίας. Πρέπει να μπορείτε να επιλέξετε πότε ο βοηθός δίνει τη σκυτάλη, και τότε να παίρνει τον αριθμό του πελάτη και να υπόσχεται ότι θα τον καλέσετε πίσω μέσα στο χρονικό περιθώριο που ορίζετε. Στο ExpressBook αυτό το περιθώριο είναι από μισή ώρα έως τέσσερις ώρες, και πρόκειται για επανάκληση, όχι για ζωντανή μεταφορά της κλήσης.
Τηλεφωνική γραμμή ή browser: γιατί έχει σημασία
Πολλά εργαλεία AI receptionist λειτουργούν αναλαμβάνοντας τον αριθμό τηλεφώνου σας, κάτι που μπορεί να σημαίνει εκτροπή κλήσεων, ρυθμίσεις με τον πάροχο ή νέο αριθμό. Το ExpressBook ακολουθεί άλλο δρόμο. Δεν απαντά στη γραμμή του τηλεφώνου σας. Οι πελάτες του μιλούν μέσα από τον browser, όπου κι αν σας βρήκαν, οπότε δεν υπάρχει τίποτα για εκτροπή και κανένας πάροχος να πάρετε τηλέφωνο.
Υπάρχουν τρία σημεία όπου μπορεί να απαντά, όλα συνδεδεμένα με ένα ημερολόγιο:
Η σελίδα κρατήσεών σας στο ExpressBook
Η σελίδα κρατήσεων που ήδη έχετε, με τον βοηθό ενσωματωμένο. Βάλτε τον σύνδεσμο στο bio του Instagram, στο Προφίλ Επιχείρησης στο Google και στην υπογραφή του email σας.
Ένα widget στη δική σας ιστοσελίδα
Μία γραμμή κώδικα προσθέτει ένα κουμπί στη γωνία της ιστοσελίδας που ήδη έχετε, στα χρώματά σας, ώστε οι επισκέπτες να κλείνουν ραντεβού χωρίς να φεύγουν από αυτήν.
Ένα QR code στον χώρο σας
Βάλτε το στον πάγκο, στον καθρέφτη, στη βιτρίνα ή στην απόδειξη. Ο πελάτης σκανάρει, μιλά και φεύγει με το επόμενο ραντεβού κλεισμένο, ενώ εσείς τελειώνετε με τον πελάτη μπροστά σας.
Για να είμαστε ειλικρινείς: οι πελάτες που προτιμούν μόνο το τηλέφωνο θα συνεχίσουν να καλούν το τηλέφωνό σας. Οι κρατήσεις με τη φωνή μέσα από τον browser αποδίδουν καλύτερα όταν ο σύνδεσμος και το QR code βρίσκονται παντού όπου σας αναζητούν ήδη.
Πού βοηθούν περισσότερο οι κρατήσεις με τη φωνή
- Κομμωτήρια και κουρεία: τα χέρια σας είναι απασχολημένα όλη μέρα. Ένα QR code στον καθρέφτη επιτρέπει στον πελάτη να κλείσει το επόμενο ραντεβού πριν φτάσει στην πόρτα.
- Επιχειρήσεις με διεθνή πελατεία: ο βοηθός χαιρετά στη γλώσσα της επιχείρησής σας και αλλάζει γλώσσα όταν το ζητήσει ο πελάτης. Επιλέξτε ανάμεσα σε αγγλικά, γερμανικά, ιταλικά, πολωνικά, ρωσικά, ισπανικά, γαλλικά, ελληνικά, πορτογαλικά, ολλανδικά και σουηδικά. Στην Κύπρο, αυτό βοηθά όταν μέρος της πελατείας σας μιλά αγγλικά ή ρωσικά.
- Ιατρεία και θεραπευτές: ένας κανόνας για ερωτήσεις υγείας ή αλλεργιών περνά αυτές τις συζητήσεις σε άνθρωπο για επανάκληση, και οι φόρμες πριν από το ραντεβού συλλέγουν στοιχεία πριν από την επίσκεψη.
- Studio τατουάζ και μεγάλες θεραπείες: με προκαταβολή στις μεγάλες υπηρεσίες (με συνδεδεμένο Stripe) ένα ραντεβού που χάνεται δεν σας κοστίζει τη συνεδρία.
Ερωτήσεις πριν διαλέξετε
Όποιο εργαλείο κι αν εξετάζετε, αυτές οι ερωτήσεις θα σας πουν πολλά:
- Προτείνει μόνο πραγματικά ελεύθερες ώρες με άτομα που μπορούν να κάνουν την υπηρεσία;
- Μπορείτε να επιλέξετε πότε περνά τη συζήτηση σε άνθρωπο, και πού εμφανίζονται αυτά τα αιτήματα;
- Καταγράφεται κάθε φωνητική κλήση με απομαγνητοφώνηση, ώστε να ελέγχετε τι ακριβώς ειπώθηκε;
- Πώς τα βγάζει πέρα με email, τηλέφωνα και εκπτωτικούς κωδικούς; Παρακούγονται εύκολα. Το ExpressBook εμφανίζει ένα πεδίο στην οθόνη για να τα πληκτρολογήσει ο πελάτης.
- Πώς χρεώνει; Μηνιαία συνδρομή, ανά κλήση ή ανάλογα με τη χρήση;
- Τι γίνεται με τις πληρωμένες κρατήσεις όταν κάποιος ακυρώνει; Οι αποφάσεις για επιστροφές χρημάτων πρέπει να μένουν σε εσάς.
Πώς το προσεγγίζει το ExpressBook
Το ExpressBook λειτουργεί με credits και όχι με συνδρομή. Φορτίζετε ένα προπληρωμένο υπόλοιπο με κάρτα και ο βοηθός το χρησιμοποιεί ανά δευτερόλεπτο όσο μιλά, χωρίς ποτέ στρογγυλοποίηση στο λεπτό. Δεν υπάρχει μηνιαία χρέωση ούτε κάτι να ακυρώσετε, οπότε ένας ήσυχος μήνας κοστίζει ελάχιστα. Οι επιβεβαιώσεις και οι υπενθυμίσεις μέσω email δεν χρησιμοποιούν credits και το υπόλοιπο δεν λήγει ποτέ. Τα credits χρεώνονται πάντα σε δολάρια ΗΠΑ (USD), οπότε ελέγξτε αν η τράπεζά σας χρεώνει προμήθεια για πληρωμές σε άλλο νόμισμα.
Μετά την εγγραφή, η ρύθμιση είναι τρία βήματα: η επιχείρησή σας (όνομα, ωράριο, τοποθεσία), οι υπηρεσίες σας (διάρκεια, τιμή) και μια φόρτιση credits. Λίγο μετά την πρώτη φόρτιση, ο βοηθός αρχίζει να απαντά μέσα από τον browser (πατήστε για να μιλήσετε) στη σελίδα κρατήσεών σας, εφόσον έχετε προσθέσει τουλάχιστον μία υπηρεσία. Δεν απαντά σε τηλεφωνική γραμμή. Ο βοηθός διαβάζει τις υπηρεσίες σας ζωντανά σε κάθε κλήση.
Η υπόλοιπη ρεσεψιόν περιλαμβάνεται από την πρώτη μέρα: συγχρονισμός με Google Calendar, βάρδιες προσωπικού, προκαταβολές και online πληρωμή, λίστα αναμονής, φόρμες πριν από το ραντεβού, κριτικές, πακέτα, εκπτωτικοί κωδικοί, συγχρονισμός με QuickBooks και Xero, αναφορές και αρχείο κλήσεων με την απομαγνητοφώνηση, την περίληψη και το αποτέλεσμα κάθε φωνητικής κλήσης.
Δοκιμάστε το με τις δικές σας υπηρεσίες
Ο καλύτερος τρόπος να κρίνετε έναν AI receptionist είναι να προσπαθήσετε να τον πιάσετε αδιάβαστο. Κάντε εγγραφή στο ExpressBook, προσθέστε τις υπηρεσίες σας, ανοίξτε τη σελίδα κρατήσεών σας και κάντε του τις δύσκολες ερωτήσεις που σας κάνουν οι πελάτες σας. Αν κλείνει σωστά τα ραντεβού, έχετε μια ρεσεψιόν που δουλεύει όσο δουλεύετε κι εσείς. Ερωτήσεις; Γράψτε μας στο contact@expressbook.com.