La plupart des salons de coiffure, barbiers, cabinets et studios se mettent à chercher un logiciel de réservation en ligne pour les mêmes raisons. L’agenda tient dans la tête d’une seule personne, le téléphone sonne quand on a les mains prises, et la soirée passe à répondre à des messages du type « vous avez de la place samedi ? ».
Sur une page de tarifs, la plupart des outils se ressemblent. Les différences apparaissent plus tard : un samedi chargé, ou quand une cliente annule la veille une couleur de deux heures. Cette checklist s’adresse aux gérants de petites entreprises en France qui comparent les offres. Utilisez-la avec n’importe quel prestataire. Quand c’est utile, nous expliquons comment ExpressBook traite chaque point, pour que vous voyiez à quoi ressemble une bonne réponse.
L’essentiel :
- N’acceptez qu’un logiciel qui propose des créneaux réellement libres, avec des personnes qui peuvent faire la prestation.
- Vos clients doivent pouvoir réserver là où ils vous trouvent déjà : Google, Instagram, votre site et un QR code dans votre établissement.
- Les acomptes sur les rendez-vous longs, les confirmations et rappels automatiques par e-mail et des règles claires de passage de relais protègent votre agenda.
- Vérifiez le mode de facturation (abonnement, commission ou crédits prépayés) et la devise.
- Testez-le sur vos propres prestations avant de vous engager.
1. Ne propose-t-il que des créneaux réellement libres ?
Un logiciel de réservation doit savoir qui travaille, qui fait quelle prestation, combien de temps dure chacune, vos horaires d’ouverture, vos jours de fermeture et ce qui est déjà réservé. S’il propose une coupe et couleur avec quelqu’un qui ne fait que la coupe, ou glisse un soin de 90 minutes dans un créneau de 60, vous avez un problème, pas un rendez-vous.
Comment le tester : ajoutez deux membres de l’équipe aux compétences différentes, indiquez que l’un d’eux ne travaille pas un jour donné, puis essayez de lui réserver ce jour-là une prestation qu’il ne fait pas. Un bon logiciel ne la proposera tout simplement pas.
2. Vos clients peuvent-ils réserver là où ils vous trouvent ?
Beaucoup de clients trouvent les commerces de leur quartier sur Google Maps, sur la recherche Google ou sur Instagram. Votre lien de réservation doit figurer à tous ces endroits, ainsi que sur votre site et quelque part dans votre établissement.
ExpressBook vous donne trois points d’entrée, tous reliés au même agenda : votre page de réservation ExpressBook, un widget à ajouter à votre site avec une seule ligne de code, et un QR code pour le comptoir, le miroir, la vitrine ou le ticket de caisse. Voir la réservation par QR code (en anglais) pour des idées d’emplacement.
3. Vos clients peuvent-ils poser une question, ou seulement remplir un formulaire ?
Les formulaires fonctionnent quand le client sait exactement ce qu’il veut. Beaucoup ne le savent pas. « Quelque chose jeudi après le travail » ou « la coiffeuse qui s’est occupée de ma sœur », c’est difficile à traduire en formulaire : alors on abandonne et on vous envoie un message.
Certains logiciels récents ajoutent une réceptionniste IA à qui les clients peuvent parler. L’assistant d’ExpressBook répond dans le navigateur, sur votre page de réservation, votre widget et votre QR code (il ne répond pas à votre ligne téléphonique). Il vérifie les disponibilités réelles, propose deux ou trois créneaux adaptés et réserve celui que le client choisit. Il accueille les clients dans la langue de votre établissement et change de langue quand le client le demande. Au choix : anglais, allemand, italien, polonais, russe, espagnol, français, grec, portugais, néerlandais et suédois. Pour en savoir plus, lisez réceptionniste IA pour petites entreprises.
4. Peut-il encaisser un acompte sur les rendez-vous longs ?
Les rendez-vous non honorés font le plus mal sur les prestations longues : des mèches sur toute la tête, un massage, une cure de soins. Un acompte encaissé à la réservation incite les clients à venir ou à annuler dans les règles.
Dans ExpressBook, vous pouvez fixer un acompte sur n’importe quelle prestation, en montant fixe ou en pourcentage. Le client le paie par carte à la réservation et règle le reste sur place. Les acomptes nécessitent un compte Stripe connecté. Quand un client réserve à la voix, il reçoit un lien de paiement par e-mail et la réservation est confirmée une fois l’acompte payé.
5. Les confirmations et les rappels sont-ils automatiques ?
Chaque réservation doit déclencher une confirmation immédiate et un rappel avant le jour J, sans que personne chez vous n’ait à appuyer sur un bouton. Les clients doivent aussi pouvoir déplacer ou annuler sans vous appeler.
ExpressBook envoie une confirmation par e-mail dès qu’une réservation est faite, et un rappel avant le rendez-vous. Les clients peuvent déplacer ou annuler en reparlant à l’assistant. Les confirmations et rappels par e-mail ne consomment pas de crédits.
6. Que se passe-t-il quand une personne doit intervenir ?
Un logiciel doit connaître ses limites. Les réclamations, les questions de santé et les réservations d’un montant élevé demandent en général votre intervention, pas celle d’un robot.
Avec ExpressBook, vous choisissez quand l’assistant passe la main : quand un client se plaint ou demande un remboursement, quand une question de santé ou d’allergie se pose, quand il a dû poser deux fois la même question, ou quand une réservation dépasse un montant que vous fixez. Il prend alors le numéro du client et promet un rappel dans le délai que vous choisissez, et la demande arrive en haut de votre écran Appels. Les décisions de remboursement restent les vôtres.
7. Pouvez-vous voir ce qui s’est passé ?
Quand un client vous dit « mais j’avais réservé pour mardi », vous voulez vérifier vite. Dans ExpressBook, chaque appel vocal est enregistré sur votre écran Appels avec sa transcription, un court résumé et le résultat, et vous pouvez réécouter l’enregistrement.
8. Comment est-il facturé, et dans quelle devise ?
Les logiciels de réservation se paient en général de trois façons : un abonnement mensuel (souvent par collaborateur), une commission sur les réservations qui passent par une place de marché, ou le paiement à l’usage. Calculez ce que chaque modèle vous coûte un mois chargé et un mois calme.
ExpressBook fonctionne avec des crédits prépayés, pas avec un abonnement. Vous rechargez par carte, avec une recharge minimale de 10 USD. La voix coûte 0,15 USD la minute, facturée à la seconde quand l’assistant parle. Pas de frais mensuels, rien à résilier. Un point à noter si vous travaillez en euros : les crédits sont toujours facturés en dollars américains, vérifiez donc si votre carte applique des frais sur les paiements en devise étrangère.
9. S’intègre-t-il aux outils que vous utilisez déjà ?
Si vous vivez dans Google Agenda ou tenez votre comptabilité dans un logiciel, vérifiez que le système s’y connecte au lieu de vous obliger à tout saisir deux fois. ExpressBook se synchronise avec Google Agenda ainsi qu’avec QuickBooks et Xero.
10. Vos clients restent-ils les vôtres ?
Les plateformes de réservation peuvent vous apporter de nouveaux clients, mais elles placent aussi leur marque entre vous et les personnes qui vous connaissent déjà. Si la plupart de vos rendez-vous viennent d’habitués et du bouche-à-oreille, une page de réservation à votre nom vous conviendra peut-être mieux. Quel que soit votre choix, demandez au prestataire comment exporter votre fichier clients et comment il traite les données personnelles au regard du RGPD, et lisez sa politique de confidentialité avant d’importer qui que ce soit.
Combien de temps doit prendre la mise en route ?
Avec ExpressBook, après l’inscription, la configuration se fait en trois étapes : votre établissement, vos prestations et une recharge de crédits (environ quatre minutes). L’équipe, les acomptes et les photos viennent ensuite. Dès que votre première recharge est passée, l’assistant est activé et répond sur votre page de réservation. Il consulte vos prestations et vos horaires en direct.
Un test de dix minutes avant de vous engager
- Ajoutez deux ou trois de vos vraies prestations, avec des durées réalistes.
- Essayez de réserver un créneau impossible : mauvaise personne, jour de fermeture ou créneau trop court.
- Réservez-vous un rendez-vous comme un client, avec le lien de réservation, et vérifiez l’e-mail de confirmation.
- Déplacez le rendez-vous, puis annulez-le, sans appeler personne.
- Si le logiciel prend des acomptes, faites un paiement test et vérifiez où arrive l’argent.
Pour un scénario plus complet, lisez comment tester une démo de logiciel de réservation sur vos propres prestations (en anglais).
Testez ExpressBook sur vos propres prestations
La meilleure façon de juger un logiciel de réservation en ligne, c’est d’essayer de le piéger avec les demandes difficiles que vos clients vous font déjà. Ajoutez vos prestations, ouvrez votre page de réservation et prenez rendez-vous vous-même. Si vous tenez un salon de coiffure, découvrez ce qu’une réceptionniste IA fait pour un salon de coiffure ou consultez la page ExpressBook pour les salons de coiffure.
Inscrivez-vous sur ExpressBook ou écrivez-nous à contact@expressbook.com pour toute question.