Τα περισσότερα κομμωτήρια, κουρεία, ιατρεία και studio στην Κύπρο αρχίζουν να ψάχνουν online σύστημα κρατήσεων για τους ίδιους λόγους. Το πρόγραμμα των ραντεβού υπάρχει μόνο στο μυαλό ενός ανθρώπου, το τηλέφωνο χτυπά όταν τα χέρια είναι απασχολημένα και το βράδυ χάνεται απαντώντας σε μηνύματα «έχετε κάτι το Σάββατο;».
Σε μια σελίδα τιμών, τα περισσότερα εργαλεία μοιάζουν. Οι διαφορές φαίνονται αργότερα: ένα γεμάτο Σάββατο, ή όταν μια πελάτισσα ακυρώνει το προηγούμενο βράδυ μια βαφή δύο ωρών. Αυτή η λίστα ελέγχου είναι για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων στην Κύπρο που συγκρίνουν επιλογές. Χρησιμοποιήστε τη με οποιονδήποτε πάροχο. Όπου βοηθά, εξηγούμε πώς το χειρίζεται το ExpressBook, για να δείτε πώς μοιάζει μια καλή απάντηση.
Με λίγα λόγια:
- Δεχτείτε μόνο σύστημα που προτείνει πραγματικά ελεύθερες ώρες με άτομα που μπορούν να κάνουν την υπηρεσία.
- Οι πελάτες πρέπει να μπορούν να κλείνουν ραντεβού εκεί όπου ήδη σας βρίσκουν: Google, Instagram, την ιστοσελίδα σας και ένα QR code στον χώρο σας.
- Οι προκαταβολές στα μεγάλα ραντεβού, οι αυτόματες επιβεβαιώσεις και υπενθυμίσεις με email και οι σαφείς κανόνες για το πότε μπαίνει άνθρωπος προστατεύουν το πρόγραμμά σας.
- Ελέγξτε πώς χρεώνει (συνδρομή, προμήθεια ή προπληρωμένα credits) και σε ποιο νόμισμα.
- Δοκιμάστε το με τις δικές σας υπηρεσίες πριν δεσμευτείτε.
1. Προτείνει μόνο ώρες που είναι πραγματικά ελεύθερες;
Ένα σύστημα κρατήσεων πρέπει να ξέρει ποιος δουλεύει, ποιο μέλος της ομάδας κάνει ποια υπηρεσία, πόσο διαρκεί η καθεμία, το ωράριό σας, τις μέρες που είστε κλειστά και τι είναι ήδη κλεισμένο. Αν προτείνει κούρεμα και βαφή με κάποιον που κάνει μόνο κούρεμα, ή χωράει μια θεραπεία 90 λεπτών σε κενό 60 λεπτών, έχετε πρόβλημα, όχι ραντεβού.
Πώς να το ελέγξετε: προσθέστε δύο άτομα με διαφορετικές δεξιότητες, ορίστε ότι το ένα δεν δουλεύει μια συγκεκριμένη μέρα και προσπαθήστε να του κλείσετε εκείνη τη μέρα μια υπηρεσία που δεν κάνει. Ένα καλό σύστημα απλώς δεν θα την προτείνει.
2. Μπορούν οι πελάτες να κλείσουν ραντεβού εκεί όπου σας βρίσκουν;
Πολλοί πελάτες βρίσκουν τις επιχειρήσεις της περιοχής τους στο Google Maps, στην αναζήτηση Google ή στο Instagram. Ο σύνδεσμος κρατήσεών σας πρέπει να υπάρχει σε όλα αυτά τα σημεία, καθώς και στην ιστοσελίδα σας και κάπου μέσα στον χώρο σας.
Το ExpressBook σας δίνει τρεις εισόδους, όλες συνδεδεμένες με ένα ημερολόγιο: τη σελίδα κρατήσεών σας στο ExpressBook, ένα widget που προσθέτετε στην ιστοσελίδα σας με μία γραμμή κώδικα και ένα QR code για τον πάγκο, τον καθρέφτη, τη βιτρίνα ή την απόδειξη. Δείτε τις κρατήσεις με QR code (στα αγγλικά) για ιδέες για το πού να το βάλετε.
3. Μπορούν οι πελάτες να κάνουν ερώτηση ή μόνο να συμπληρώσουν φόρμα;
Οι φόρμες λειτουργούν όταν ο πελάτης ξέρει ακριβώς τι θέλει. Πολλοί δεν ξέρουν. Το «κάτι την Πέμπτη μετά τη δουλειά» ή «η κομμώτρια που έκανε τα μαλλιά της αδελφής μου» δύσκολα γίνεται φόρμα, οπότε ο κόσμος τα παρατά και σας στέλνει μήνυμα.
Κάποια νεότερα συστήματα προσθέτουν έναν AI receptionist με τον οποίο μπορούν να μιλήσουν οι πελάτες. Ο βοηθός του ExpressBook απαντά μέσα από τον browser, στη σελίδα κρατήσεών σας, στο widget και στο QR code (δεν απαντά στη γραμμή του τηλεφώνου σας). Ελέγχει την πραγματική διαθεσιμότητα, προτείνει δύο ή τρεις κατάλληλες ώρες και κλείνει αυτή που διαλέγει ο πελάτης. Χαιρετά στη γλώσσα της επιχείρησής σας και αλλάζει γλώσσα όταν το ζητήσει ο πελάτης. Επιλέξτε ανάμεσα σε αγγλικά, γερμανικά, ιταλικά, πολωνικά, ρωσικά, ισπανικά, γαλλικά, ελληνικά, πορτογαλικά, ολλανδικά και σουηδικά. Αυτό βοηθά αν στην Κύπρο εξυπηρετείτε πελάτες που μιλούν διαφορετικές γλώσσες. Για περισσότερα, διαβάστε AI receptionist για μικρές επιχειρήσεις.
4. Μπορεί να πάρει προκαταβολή στα μεγάλα ραντεβού;
Τα ραντεβού που δεν τηρούνται κοστίζουν περισσότερο στις μεγάλες υπηρεσίες: ανταύγειες σε όλο το κεφάλι, ένα μασάζ, μια σειρά θεραπειών. Μια προκαταβολή τη στιγμή της κράτησης κάνει τους πελάτες πιο πιθανό να έρθουν ή να ακυρώσουν σωστά.
Στο ExpressBook μπορείτε να ορίσετε προκαταβολή σε οποιαδήποτε υπηρεσία, ως σταθερό ποσό ή ως ποσοστό. Ο πελάτης την πληρώνει με κάρτα κατά την κράτηση και πληρώνει το υπόλοιπο στην επιχείρησή σας. Για τις προκαταβολές χρειάζεται συνδεδεμένος λογαριασμός Stripe. Όταν ένας πελάτης κλείνει ραντεβού με τη φωνή, λαμβάνει με email έναν σύνδεσμο πληρωμής και η κράτηση επιβεβαιώνεται μόλις πληρωθεί η προκαταβολή.
5. Οι επιβεβαιώσεις και οι υπενθυμίσεις είναι αυτόματες;
Κάθε κράτηση πρέπει να στέλνει αμέσως επιβεβαίωση και υπενθύμιση πριν από το ραντεβού, χωρίς να χρειάζεται να πατήσει κανείς κουμπί. Οι πελάτες πρέπει επίσης να μπορούν να αλλάξουν ή να ακυρώσουν χωρίς να σας τηλεφωνήσουν.
Το ExpressBook στέλνει επιβεβαίωση με email μόλις γίνει μια κράτηση και υπενθύμιση πριν από το ραντεβού. Οι πελάτες μπορούν να αλλάξουν ή να ακυρώσουν μιλώντας ξανά στον βοηθό. Οι επιβεβαιώσεις και οι υπενθυμίσεις μέσω email δεν χρησιμοποιούν credits.
6. Τι γίνεται όταν πρέπει να μπει άνθρωπος;
Ένα λογισμικό πρέπει να ξέρει τα όριά του. Τα παράπονα, οι ερωτήσεις υγείας και οι κρατήσεις μεγάλης αξίας συνήθως χρειάζονται εσάς, όχι ένα bot.
Με το ExpressBook επιλέγετε πότε ο βοηθός δίνει τη σκυτάλη: όταν ένας πελάτης παραπονιέται ή ζητά τα χρήματά του πίσω, όταν προκύπτει ερώτηση για υγεία ή αλλεργίες, όταν έχει χρειαστεί να ρωτήσει το ίδιο πράγμα δύο φορές ή όταν μια κράτηση ξεπερνά ένα ποσό που ορίζετε. Τότε παίρνει τον αριθμό του πελάτη και υπόσχεται ότι θα τον καλέσετε πίσω μέσα στο περιθώριο που επιλέγετε, και το αίτημα εμφανίζεται στην κορυφή της οθόνης Κλήσεων. Οι αποφάσεις για επιστροφές χρημάτων μένουν σε εσάς.
7. Μπορείτε να δείτε τι έγινε;
Όταν ένας πελάτης λέει «μα εγώ έκλεισα για Τρίτη», θέλετε να το ελέγξετε γρήγορα. Στο ExpressBook, κάθε φωνητική κλήση καταγράφεται στην οθόνη Κλήσεων με απομαγνητοφώνηση, σύντομη περίληψη και το αποτέλεσμα, και μπορείτε να ακούσετε ξανά την ηχογράφηση.
8. Πώς χρεώνει και σε ποιο νόμισμα;
Τα συστήματα κρατήσεων πληρώνονται συνήθως με έναν από τρεις τρόπους: μηνιαία συνδρομή (συχνά ανά εργαζόμενο), προμήθεια στις κρατήσεις που έρχονται μέσω μιας πλατφόρμας ή πληρωμή ανάλογα με τη χρήση. Υπολογίστε τι σας κοστίζει κάθε μοντέλο σε έναν γεμάτο μήνα και σε έναν ήσυχο.
Το ExpressBook λειτουργεί με προπληρωμένα credits, όχι με συνδρομή. Φορτίζετε με κάρτα, με ελάχιστη φόρτιση 10 USD. Η φωνή κοστίζει 0,15 USD το λεπτό, με χρέωση ανά δευτερόλεπτο όσο μιλά ο βοηθός. Δεν υπάρχει μηνιαία χρέωση ούτε κάτι να ακυρώσετε. Κάτι για τις επιχειρήσεις στην Κύπρο: τα credits χρεώνονται πάντα σε δολάρια ΗΠΑ, οπότε ελέγξτε αν η κάρτα σας χρεώνει προμήθεια για πληρωμές σε άλλο νόμισμα.
9. Συνεργάζεται με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε;
Αν ζείτε μέσα στο Google Calendar ή κρατάτε τα λογιστικά σας σε κάποιο πρόγραμμα, ελέγξτε ότι το σύστημα συνδέεται με αυτά, ώστε να μη γράφετε τα ίδια δύο φορές. Το ExpressBook συγχρονίζεται με το Google Calendar και με τα QuickBooks και Xero.
10. Οι πελάτες σας παραμένουν δικοί σας;
Οι πλατφόρμες κρατήσεων μπορεί να σας φέρουν νέους πελάτες, αλλά βάζουν και τη δική τους επωνυμία ανάμεσα σε εσάς και στους ανθρώπους που ήδη σας ξέρουν. Αν τα περισσότερα ραντεβού σας έρχονται από τακτικούς πελάτες και από στόμα σε στόμα, μια σελίδα κρατήσεων με το δικό σας όνομα μπορεί να σας ταιριάζει καλύτερα. Ό,τι κι αν διαλέξετε, ρωτήστε τον πάροχο πώς μπορείτε να εξαγάγετε τη λίστα πελατών σας και πώς χειρίζεται τα δεδομένα τους σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR), και διαβάστε την πολιτική απορρήτου του πριν εισαγάγετε οποιονδήποτε.
Πόσο πρέπει να κρατήσει η ρύθμιση;
Με το ExpressBook, μετά την εγγραφή, η ρύθμιση είναι τρία βήματα: η επιχείρησή σας, οι υπηρεσίες σας και μια φόρτιση credits (περίπου τέσσερα λεπτά). Το προσωπικό, οι προκαταβολές και οι φωτογραφίες έρχονται μετά. Μόλις ολοκληρωθεί η πρώτη φόρτιση, ο βοηθός ενεργοποιείται και απαντά στη σελίδα κρατήσεών σας. Διαβάζει τις υπηρεσίες και το ωράριό σας ζωντανά.
Μια δοκιμή δέκα λεπτών πριν δεσμευτείτε
- Προσθέστε δύο ή τρεις από τις πραγματικές σας υπηρεσίες με ρεαλιστικές διάρκειες.
- Προσπαθήστε να κλείσετε μια αδύνατη ώρα: λάθος άτομο, μέρα που είστε κλειστά ή κενό που δεν φτάνει.
- Κλείστε ραντεβού ως πελάτης με τον σύνδεσμο κρατήσεων και ελέγξτε το email επιβεβαίωσης.
- Αλλάξτε το ραντεβού και μετά ακυρώστε το, χωρίς να τηλεφωνήσετε σε κανέναν.
- Αν παίρνει προκαταβολές, κάντε μια δοκιμαστική πληρωμή και δείτε πού καταλήγουν τα χρήματα.
Για πιο αναλυτικό σενάριο, διαβάστε πώς να δοκιμάσετε ένα demo συστήματος κρατήσεων με τις δικές σας υπηρεσίες (στα αγγλικά).
Δοκιμάστε το ExpressBook με τις δικές σας υπηρεσίες
Ο καλύτερος τρόπος να κρίνετε οποιοδήποτε online σύστημα κρατήσεων είναι να προσπαθήσετε να το πιάσετε αδιάβαστο με τα δύσκολα αιτήματα που σας κάνουν ήδη οι πελάτες σας. Προσθέστε τις υπηρεσίες σας, ανοίξτε τη σελίδα κρατήσεών σας και κλείστε ένα ραντεβού για τον εαυτό σας. Αν έχετε κομμωτήριο, δείτε τι κάνει ένας AI receptionist για κομμωτήρια ή τη σελίδα του ExpressBook για κομμωτήρια.
Κάντε εγγραφή στο ExpressBook ή γράψτε μας στο contact@expressbook.com για οποιαδήποτε ερώτηση.